ניהול עובדים נכון – טיפים ל-2020

התחלתי לנהל עובדים בחברה לפני כשלוש שנים.

לנהל בחברת סטארט אפ זה לא כמו ניהול רגיל. אתה נדרש לנהל עובדים בתנאים של לחץ, של שינוי תמידי.

קראתי בזמנו מספר ספרי ניהול, אבל רק לאחרונה, במהלך קורס מנהלים שאני עובר, נפלו לי כמה אסימונים חשובים שאני רוצה לחלוק במסמך זה. אלו הם טיפים שהיישום שלהם עשה אימפקט גדול, חלקו מיידי וחלקו הולך וגדל עם הזמן.

הטעות הכי נפוצה של מנהלים

״שלום בן, תכיר, זהו שלמה. מהיום אתה תנהל אותו.״

״אוקיי, תודה בוס. שלמה, הנה רשמתי את המשימות שלך, תחזור אלי כשתסיים. בינתיים אני ממשיך לעבוד.״

אם אתם חושבים שזה ניהול, טעות בידיכם.

תזכרו איך הבוס שלכם ניהל אתכם. האם השפיעה התקופה בה הוא לא היה זמין לכם? נתן לכם ״להתקדם לבד״ בכוחות עצמכם?

רוב הסיכויים שבתקופה זו הרגשתם אבודים, וכך בדיוק ירגיש העובד שלכם.

הטעות הכי נפוצה של מנהלים היא לזרום באופן טבעי. לא לחשוב על מה משתנה בתפקיד שלהם, כעת שהם מנהלים. אני פה להזהיר אתכם שהרבה משתנה. מעט מאוד נשאר אותו דבר.

זה לא שניהול זה קשה יותר מלהיות עובד. זו פעולה שונה. זה תפקיד שונה.

מה קורה כשאין ניהול מעצים?

כשהמנהלים ״פשוט זורמים״, ולא עוקבים אחרי פרוטוקולים של ניהול תקין, העובד לא מקבל הנחייה כמו שצריך, לא מקבל פידבק כמו שצריך, לא מקבל מעקב כמו שצריך, לא מקבל מוטיבציה כמו שצריך ולא מקבל על הראש אם הוא לא עושה את העבודה כמו שצריך.

בגדול, המנהל הרע לא מתאם איתו ציפיות, לא נותן לו לבנות תוכנית עבודה, לא נותן לו פידבק, לא מעצים אותו ולא בודק שאכן ביצע את המשימה.

לפני שנגע בטיפים לניהול עובדים, שאלה לי אליכם. כמה מהטיפים אתם חושבים ש-ח-ו-ב-ה למלא כדי להיות מנהלים טובים? התשובה היא כולם.

הנה כמה טיפים שיעזרו לכם להיות מנהלים יותר טובים:

1. הגדירו את מטרת הצוות

בשביל מה הצוות שלכם קיים? האם זה כדי להביא מכירות לארגון? לעזור למשתמש להשתמש בכלי שלכם? לייצר באנרים? לכל מחלקה יש קהל יעד, ולכל קהל יעד יש צורך שהצוות אמור לענות עליו. אם זו מחלקת מכירות, הצורך של קהל היעד הוא שיסבירו לו על המוצר.

במחלקת התוכן שאני מנהל, הצוות אמור ליצור תכנים איכותיים שמשרתים את קהל המשתמשים שלנו.

זה נשמע טריוויאלי, אבל זה לא. כל משימה צריכה להתחבר באופן זה או אחר למטרת העל של הצוות.

2. הגדירו את ערכי הצוות

יכול להיות שזה ישמע לכם ניו אייג׳י, או פשוט לא חשוב. מה ערכים פתאום? אבל ערכים משרתים שתי מטרות. קודם כל הערכים צריכים להיות באמת חשובים למנהל, וכן לכל אחד ואחת מהצוות. צריך לבחור את הערכים בקפידה, כדי שאכן כל אחד ואחת בצוות יאמינו בהם.

מעבר לכך, ערכים גם משרתים את הכוונת הספינה בכיוון אחד. צוות שיש לו מספר אנשים נדרש לנוע בכיוון אחד, לא בכמה כיוונים. לשם כך, הגדרת ערכים מאוד עוזרת. לצורך העניין, גם אם תבחרו ערכים רנדומליים לחלוטין, זה עדיף מלהיות בלי ערכים בכלל, כי לפחות הספינה שטה לכיוון מסויים.

דוגמאות לערכים: אחריות, אמינות, עבודת צוות, יוזמה.

הטיפ של הגדרת הערכים לא נגמר פה. השלב הבא הוא להגדיר התנהגויות ספציפיות שמתארות את הערכים. לגבי אחריות, אפשר לתאר איך אחריות נראית בצוות שלך. לוודא שכל משימה מבוצעת עד הסוף, להשאר עד מאוחר כדי לעמוד ביעד, למצוא פתרונות כשנתקלים בקשיים. כל אלו יכולים להיות התנהגויות שנובעות מאותו ערך אחריות. הסיבה שפורטים את הערכים להתנהגויות היא כדי שיהיה אפשר לעקוב אחר מילוי ההתנהגויות, ועל פי כך להעריך כיצד כל עובד עומד בדרישות הערכים.

3. ניהול משימות נכון של העובדים

נהיה כבר מובן מאליו שישנם שני סוגים של מנהלים רעים: מנהל זורק ועצלן, ומנהל מיקרו מאנג׳מנט. מנהל זורק ועצלן, פשוט לא משקיע מאמץ. מנהל מיקרו מאנג׳מנט אולי יותר גרוע מהעצלן. הוא מציק ועוקב אחרי כל תנועה של העובד שלו. למה מנהלים עושים את זה? כי אין להם מנגנון יעיל לניהול מעצים של העובד.

איך נמנעים משתי הטעויות הקטלניות האלה?

  • ֿבניית תוכנית עבודה חכמה לצוות – במסגרת תוכנית העבודה צריך להתחשב במטרת העל, וכן ביכולות של כל עובד.
  • חלוקה נכונה של משימות הצוות – בשלב הראשון מחלקים את כל המשימות הקיימות. על כל משימה צריך לבדוק מי בצוות הכי מתאים לביצוע המשימה, כמה המשימה דחופה ועד כמה היא חשובה.
  • קיום פגישות שבועיות של 1 על 1 עם כל עובד צוות – בפגישות האלו לא מנחיתים על העובד משימות. צריך לבקש ממנו להכין מראש לדון ב-2 משימות שהוא טיפל השבוע, 2 משימות שעדיין בטיפולו, ו-2 נושאים שדורשים טיפול.
  • מעקב אחר מילוי המשימות בצוות – כדאי לנהל את המשימות של העובדים בטבלה בתוכנה כלשהי כמו טרלו. כל משימה צריכה להיות מועברת בצורה מסודרת עם תכלית המשימה, תכולה, due date, ונקודות התייחסות מיוחדות.

סיכום

הנושא של ניהול עובדים הוא מסובך וארוך, ואני לא מתיימר לכסות אותו בפוסט קצר כזה. נחזור לזה שוב בהמשך, ובינתיים, נסו בעצמכם ליישם חלק מהטיפים שכתבתי במסמך.